青海省气象局科技与预报处 观测与网络处关于规范气候可行性论证项目档案管理的通知

青海省气象局科技与预报处  观测与网络处

关于规范气候可行性论证项目档案管理的通知

各气候可行性论证机构，青海省气象信息中心：

为进一步规范青海省气候可行性论证档案收集、整理、保管与利用工作，按照国家档案局《归档文件整理规则》和省气象局档案管理的有关规定和要求，做好气候可行性论证文件归档工作。现将相关要求通知如下：

一、归档管理职责

气候可行性论证机构负责形成归档文件，青海省气象档案馆负责管理归档文件。

二、归档内容

（一）基本信息：应包括记录气候可行性论证项目名称、来源、起止时间、主要工作内容、参加人员等信息的“气候可行性论证项目基本信息记录表”（附件1）。

（二）协议：应包括气候可行性论证机构与用户(组织、单位、个人)协商一致建立的约束性合约，包括但不限于合同、协议、招投标文件及相关备忘录、纪要等。

（三）运行记录：应包括按时间顺序记录气候可行性论证项目运行过程中的主要时间节点及其事件的“气候可行性论证项目运行记录表”（附件2）以及相关凭证文件，主要时间节点及其事件包括合约建立、观测运行、资料管理、结果提交、评审会议、监督管理和重要变更等，其中重要变更包括项目负责人变更、主要分工人员变更、任务要求变更、重要技术路线变更、完成时间变更及其理由依据。

（四）评审材料：应包括气候可行性论证项目评审会议的会议通知，专家名单及签名表、会议签到表、评审意见或会议纪要等。

（五）观测资料：1.气候可行性论证项目现场气象观测站站址确定仪器设备选型标定、验收、备案、观测监控值班、观测资料汇交等活动中形成的文件材料；2.气候可行性论证项目中使用的所有观测数据及记录其观测站址、观测仪器设置、来源、起止时间、数据量大小等的“气候可行性论证项目观测信息记录表”（附件3）。

（六）论证报告：气候可行性论证报告（含最终报告和中间的若干重要版本）。

（七）审批文件：青海省气象局出具的气候可行性论证审核意见书。

（八）归档清单：气候可行性论证项目文件归档管理时产生的记录文件“气候可行性论证项目文件归档记录表”（附件4）。

（九）其他：包括气候可行性论证项目监督检查、质量评价和服务投诉等记录和凭证。

三、保管期限

归档文件保管期限为永久。

四、归档时间

归档文件的形成应与气候可行性论证项目的工作程序同步进行，文件归档应在审批通过后一个月内完成。

五、备案

气候可行性论证机构完成所有文件归档后，由青海省气象档案馆出具青海省气象局气候可行性论证项目文件归档证明（附件5）,由论证机构将归档证明报送青海省气象局科技与预报处备案。

六、其他

由于青海省气象档案馆档案柜已满，经商议，决定暂由各论证机构负责管理归档文件，待明年青海省气象档案新馆建成后，将所有归档材料汇交至青海省气象档案馆。具体移交时间由青海省气象档案馆另行通知。

附件:1.气候可行性论证项目基本信息记录表

     2.气候可行性论证项目运行记录表

     3.气候可行性论证项目观测信息记录表

     4.气候可行性论证项目文件归档记录表

     5.气候可行性论证项目文件归档证明

青海省气象局科技与预报处  观测与网络处

                                                    2024年5月7日